Windows – Como configurar calendarios y reuniones en Outlook 2007


Hola blogueros!
Hoy dejamos a un lado a nuestro gran amigo Windows para dedicarle un buen rato a uno de sus muchos colegas y también uno de sus hermanos pequeños Outlook en su versión 2007. Teniendo en cuenta que solo un 3% de la gente que conozco usa Lotus Notes, podemos decir que Outlook es el cliente de correo más usado. Sin embargo hay ciertas funciones que aunque sabemos que existen, no sabemos configurar y siempre andamos preguntando al mismo. Hoy, desvelamos algunos de sus secretos.

Outlook tiene 4 tipos de entrada a nivel calendario que por defecto aparecerá 15 minutos antes de la hora establecida a modo recordatorio:

1.- Citas

Se usan para actividades que solo implican a uno mismo en un momento dado. Se puede hacer a través de un solo click sobre la hora deseada o simplemente arrastrando el ratón sobre la hora que queremos configurar.
Para ello, desde el menú archivo, nueva cita. Podremos configurar el campo asunto, localización, fecha y hora de inicio y fecha y hora de finalización.
Después pulsar Guardar y cerrar. Así añadiremos la cita en nuestro calendario.

2.- Reuniones

Igual que la cita, solo que ésta actividad implica a varias personas. Se configura a través de una petición de reunión la cual es enviada a todos los participantes vía correo electrónico. Para ello, desde el menú archivo, nueva petición de reunión. Podremos configurar los mismos campos que en las citas solo que esta vez podremos añadir a las personas implicadas en la reunión, ya sea tecleando los nombres directamente o buscandolos en la lista de direcciones global. Éstos tienen a su vez tres categorías:

– Requerido

– Opcional

– Recurso

Si pulsamos sobre la vista programación podremos chequear la disponibilidad de los invitados así como también actualizar la fecha y hora de la reunión si fuera necesario.

Una vez llegue la notificación a los invitados estos podrán contestar:

– Aceptarla, la cual será añadida a su calendario.

– Rechazarla, la cual será borrada de su calendario

– Dudosa, la cual será añadida al calendario pero indicando que hay una posibilidad de no asistir.

3.- Eventos

Un evento es una actividad que puede durar uno o varios días. Aparecen en la parte de arriba de la fecha que tú especifiques y no ocupa lugar en el calendario.

4.- Tareas

Aparecen en el calendario y proporcionan una manera para indicar que esa tarea ha sido completada, sino es así, aparecerá al día siguiente y se acumulará hasta que se complete. Como veis es bastante completo y muy intuitivo. Muchas dudas relacionadas no tanto con el calendario, sino con los mensajes, es como se configuran botones de voto en un correo. Y ya que estamos en materia, ahí lo tenéis:

– Nuevo mensaje

– Seleccionamos la pestaña de opciones

– Seleccionamos usar botones de voto

– Escogemos entre las 4 opciones que se nos presentan (Aprobar, rechazar; Si, no; Si no quizá; Personalizado)

Es tan simple como parece, sin más. Probad!
Hasta la semana que viene!

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